Apoio Administrativo e Documental

A rotina administrativa raramente aparece no organograma, mas é ela que trava o fechamento, a auditoria e a renovação de contrato quando o documento não é encontrado.

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O que é apoio administrativo terceirizado?

Apoio administrativo terceirizado é a execução, por uma equipe externa, das rotinas de escritório de uma empresa, como organização e guarda de documentos, controle de contratos e prazos, preparo de correspondência e levantamento de informações gerenciais sob demanda.

Organizamos a base documental da empresa em estrutura digital padronizada, com nomenclatura, indexação e prazo de guarda definidos, e mantemos essa base viva na rotina. Também cuidamos do controle de contratos e vencimentos, do preparo e do envio de correspondência e do atendimento a pedidos de informação da diretoria, do contador, do auditor ou do banco, com levantamento e consolidação feitos por nós. Esta frente reflete diretamente o objeto social da Alpha Golden desde 2014.

Arquivo digital organizado por tipo, competência e prazo de guarda
Controle de contratos, vencimentos e obrigações recorrentes
Levantamento de informações e relatórios gerenciais sob demanda

Para quem é

Quando este serviço faz sentido

Empresas que perdem tempo procurando documento a cada fechamento ou auditoria
Operações com contratos vencendo sem aviso e renovando no automático
Diretorias que precisam de levantamento pontual de informação e não têm quem faça
Escritórios que querem reduzir estrutura fixa sem perder a rotina administrativa

Escopo

O que está incluído

Estrutura de arquivo digital com nomenclatura e indexação padronizadas
Digitalização e classificação do acervo existente
Tabela de temporalidade com prazo de guarda por tipo de documento
Controle de contratos, vencimentos, reajustes e obrigações recorrentes
Preparo, envio e protocolo de correspondência e documentos
Levantamento de informações sob demanda e relatórios gerenciais pontuais
Atendimento organizado a pedidos de contador, auditor, banco e cliente

Como conduzimos

Etapas do trabalho de apoio administrativo

01
Inventário
Levantamos o acervo atual, os tipos de documento e como cada um é usado.
02
Padronização
Definimos estrutura de pastas, nomenclatura, indexação e prazos de guarda.
03
Organização
Digitalizamos, classificamos e migramos o acervo para a estrutura definida.
04
Manutenção
Rotina contínua de arquivamento, controle de prazos e atendimento a pedidos de informação.

O que muda na prática

Documento localizado em segundos, com trilha de versão e responsável
Contrato renovado por decisão, e não por esquecimento de prazo
Auditoria e fechamento atendidos sem parar a operação

Perguntas frequentes

Dúvidas sobre apoio administrativo

Se a sua pergunta não estiver aqui, mande pelo formulário que respondemos direto.

Vocês trabalham dentro da empresa ou remotamente?

A rotina é conduzida remotamente na maior parte do tempo, com visitas presenciais para a organização inicial do acervo físico e para etapas que exigem presença, em São Paulo e Grande SP.

O que acontece com o documento físico?

Ele é inventariado, digitalizado e indexado. A guarda física permanece com a empresa, agora com localização mapeada e prazo de temporalidade definido por tipo de documento.

Como funciona o levantamento de informações sob demanda?

A empresa formaliza o pedido, nós levantamos nas fontes disponíveis, consolidamos e entregamos em relatório objetivo, com a origem de cada informação identificada.

Existe risco de vazamento de informação?

O contrato prevê confidencialidade, o acesso é nominal e restrito ao necessário e o repositório fica sob controle de permissões, com registro de quem acessou o quê.

Outras frentes